Recruter un salarié ce n’est pas une mince affaire pour qui n’a jamais fait de recrutement. Surtout que le recrutement est un métier à part entière. Du moins dans les entreprises d’une certaine taille. 

L’enjeu numéro un quand on veut recruter une nouvelle personne dans son entreprise, c’est de s’assurer qu’on fait le bon choix. Parce qu’un mauvais recrutement, ça se paye cash. Il ne faut donc pas s’y prendre n’importe comment et adopter une méthode. 

Voici comment se structure un processus de recrutement : 

  1. Définition des besoins 
  2. Rédaction de la fiche de poste
  3. Diffuser l’annonce
  4. Filtrer les candidats
  5. Faire passer les entretiens
  6. Choisir le bon candidat
  7. Intégrer la nouvelle recrue

Ces différentes étapes sont toutes aussi importantes les unes que les autres pour s’assurer que le processus de recrutement se passe de façon fluide et débouche sur l’embauche de la personne de vos rêves. 

Définir vos besoins vous devrez

“J’ai besoin de quelqu’un pour s’occuper de la communication dans mon entreprise.” 

Voilà ce qu’on appelle un besoin très mal défini. Si vous en êtes encore là dans votre réflexion, c’est le moment de prendre un papier et un stylo et de noter noir sur blanc les missions que vous souhaitez confier à votre future recrue. Vous pouvez vous aider de notre article sur la définition de vos besoins

Essayez d’être aussi précis que possible. Vous pouvez aller jusqu’à définir les objectifs du poste à court, moyen et long terme. Selon la taille de votre entreprise, ce sujet revêt une importance différente. Dans une petite entreprise, avoir des objectifs clairs est important parce que tout recrutement est structurant pour l’entreprise

Par exemple pour recruter notre responsable acquisition chez Lik, nous avions précisé sur la fiche de poste les attentes que nous avions pour le poste à différentes échéances de temps : 3 mois, 6 mois et 1 an. 

Le type de poste

Au-delà de la réflexion sur les missions associées au poste, en 2020 il vous faut aussi penser au type de poste que vous souhaitez proposer. Est-ce que le poste s’inscrit dans la durée ? Dans ce cas vous pouvez opter pour un CDI.

Pour diverses raisons, l’objectif du poste que vous voulez créer peut être un objectif à court terme et vous pouvez donc tout à fait envisager un CDD, voire un contrat de freelance. Ces derniers sont de plus en plus courants, surtout parce qu’il est aujourd’hui beaucoup plus facile de trouver rapidement un freelance dans de nombreux métiers grâce à des plateformes comme le français Malt ou l’américain Upwork qui mettent en relation des entreprises avec des talents de différents secteurs. Par chauvinisme, on vous recommande Malt qui n’a strictement rien à envier à son concurrent américain. 

Après avoir effectué ce travail vous devriez avoir une idée claire du profil que vous recherchez, du poste et des tâches associées. Grâce à cette clarté, vous savez où vous allez et vous pouvez vous lancer dans la rédaction de la fiche de poste parfaite qui vous permettra d’attirer les meilleurs candidats du marché.

Rédiger la fiche de poste il vous faudra

Une fiche de poste ça ne se rédige pas n’importe comment. Il y a des informations qu’il est nécessaire d’y faire figurer, et pour le reste vous pourrez prendre un peu plus de libertés. N’oubliez pas qu’avant toute chose, la fiche de poste est souvent la première impression que vous faites au candidat. A moins que vous soyez une entreprise avec une forte notoriété. 

La fiche de poste doit citer très clairement les attentes du poste et les conditions de travail, tout en restant courte et digeste si vous voulez toucher une large audience. Une fiche de poste un peu trop longue et vous risquez de perdre des candidats en chemin. 

Les éléments à mentionner sur la fiche de poste

  1. Présentation de l’entreprise : c’est d’autant plus important si vous êtes une petite structure ou une startup. Donnez un bref historique de l’entreprise au candidat, dites lui ce que vous faites et parlez de vos ambitions ;
  2. Intitulé et résumé du poste : l’intitulé est important car il conditionne le candidat dans sa recherche et dans ses attentes pour le poste. Evitez de dire que vous cherchez une manager RH si cette personne sera seule aux RH et si vous pensez ensuite recruter une DRH pour la manager ;
  3. Missions et les tâches à accomplir : c’est là qu’il faut rentrer dans le détail du poste et expliquer clairement les activités qui occuperont la semaine de votre future recrue ;
  4. Profil recherché : précisez le niveau de diplôme souhaité, l’expérience attendue et les compétences nécessaires pour le poste. Idéalement, essayez de donner un certain niveau de granularité avec des compétences incontournables et des compétences “nice to have” ;
  5. Avantages du poste et informations complémentaires : indiquez ici le niveau de rémunération, la localisation de l’entreprise et informez le candidat des avantages dont il pourra bénéficier, comme les tickets restaurant ou la possibilité de télétravailler.

A ce stade là, vous savez tout de la rédaction d’une fiche de poste. Si vous voulez aller un peu plus loin sur le sujet, vous pouvez vous référer à notre article spécifique : Comment rédiger la fiche de poste parfaite

Il vous faut maintenant diffuser votre annonce pour avancer dans votre processus de recrutement.

Diffuser l’annonce : où et comment ?

Une fois que vous avez bien clarifié vos besoins et que vous avez rédigé une belle fiche de poste, vous allez pouvoir réfléchir à la diffusion de votre annonce. 

Selon vos besoins et votre budget, vous allez opter pour des canaux de diffusion différents. Les canaux classiques et demandant peu de budget sont bien évidemment la publication sur des sites de recrutement (Pôle Emploi, Indeed, Cadremploi) et sur les réseaux sociaux, notamment LinkedIn. Vous pouvez aussi passer par l’outil LinkedIn Recruiter qui est très pratique. On en parle ici

Les cabinets de recrutement

Pour accélérer le processus de recrutement et y passer moins de temps, vous pouvez aussi choisir de faire appel à des cabinets de recrutement ou à des agences pour l’emploi. En revanche il faut savoir que cela vous coûtera plus d’argent puisque ces acteurs se rémunèrent grâce à des commissions en pourcentage du salaire de votre recrue. 

Et n’allez pas penser que les cabinets de recrutement sont seulement bons pour les grosses boîtes. Il peut y avoir plein d’intérêts à faire appel à une agence de recrutement quand on est une petite structure. C’est ce que nous avons fait pour nos 3 derniers recrutements chez Lik. On vous parle de ce qui a guidé nos choix dans cet article

Aujourd’hui il existe de plus en plus d’acteurs spécialisés dans des domaines très précis et qui répondent justement aux besoins des petites structures. Si vous cherchez un commercial par exemple, Ignition Program est un excellent choix. Pour un talent dans le digital, allez faire un tour du côté de Digirocks. Et si vous cherchez un profil de développeur, faites appel à Talent.io. La liste pourrait encore s’allonger mais vous avez compris l’idée. 

Comptez généralement entre 18% et 25% du salaire brut annuel comme coût de recrutement. C’est ce que vous demandera l’agence de recrutement. 

Les avantages de passer par un cabinet de recrutement

Quel intérêt pour vous de payer un tel montant pour le recrutement d’une nouvelle personne ?

Tout d’abord, ces cabinets de recrutement font une présélection des candidats pour vous. Vous êtes donc certains de rencontrer des bons profils, qui correspondent aux caractéristiques du poste.

Ensuite, sur certains postes le marché est tendu. Faire appel à un professionnel vous permettra d’avoir accès à des profils qui sont encore en poste mais qui sont ouverts à d’autres opportunités.

Enfin, le recrutement ça prend du temps et c’est un vrai métier. Ces acteurs vous feront économiser beaucoup de temps (et vous permettront de vous focaliser sur vos activités business) et vous apporteront aussi leur expertise.

Quand on est peu familier des processus de recrutement, on apprend beaucoup en travaillant avec eux : faire passer un entretien, se rendre sexy auprès du candidat, avoir un processus de recrutement dynamique, etc. 

Si vous hésitez sur la bonne manière de diffuser votre annonce, on a listé pour vous les 3 principaux mode de sourcing avec leurs avantages respectifs.

Une fois que votre annonce aura été diffusée, vous aurez alors des premiers candidats qui postuleront. C’est l’heure de choisir ceux que vous voulez rencontrer.

Filtrer les candidats

Maintenant que votre annonce a été diffusée partout sur le web et que vous avez reçu de nombreuses candidatures, il va falloir faire un peu de tri dans tout ça. Evidemment, il y a des cas où ce travail sera plus facile. Si vous avez choisi de faire appel à un cabinet de recrutement, un premier tri des candidats aura été effectué pour vous et vous pourrez davantage vous focaliser sur la recherche de la pépite.

Définissez vos critères de sélection

Avant de commencer à choisir les candidats sur leur belle gueule, réfléchissez d’abord à quels critères sont les plus importants à vos yeux. L’expérience est-elle plus importante que la formation pour vous ? Dans l’annonce vous demandez Bac+5, mais est-ce que quelqu’un avec Bac+3 et 3 ans d’expérience pourrait convenir ?

Regardez l’expérience des candidats et regardez leur formation. Mais ne vous attachez pas uniquement à cela. N’oubliez pas qu’un recrutement a un impact sur le reste de l’équipe. Recherchez aussi quelqu’un qui partage vos valeurs et celles de l’entreprise, une erreur de casting pouvant coûter cher à l’entreprise.

Ne soyez cependant pas trop strict dans vos critères de sélection et gardez en tête que vous n’êtes probablement pas la seule entreprise avec laquelle le candidat passe des entretiens. On évite donc de rencontrer un seul candidat sous prétexte que c’est la perle rare. Toujours prévoir un plan de secours.

Ne négligez pas non plus les profils atypiques ne remplissant pas tous vos critères de sélection. Vous aurez peut-être de bonnes surprises. Surtout que vous pouvez à tout moment du processus de recrutement dire non à un candidat pour ne garder que les meilleurs.

Justement, ce processus de recrutement, parlons-en.

Faire passer les entretiens

On arrive aux choses sérieuses, c’est le moment de rencontrer les candidats dont le profil vous a plu. 

L’échange téléphonique

De manière générale, il vaut mieux faire un premier échange par téléphone avant de le rencontrer. Cette étape n’a pas vocation à être éliminatoire. À moins que vous ayez volontairement sélectionné beaucoup de candidats et que vous souhaitiez faire un second tri. 

L’entretien téléphonique, c’est l’occasion pour vous et le candidat d’apprendre à vous connaître un peu mieux. Vous pouvez lui poser des questions sur son CV ou demander plus de détails certaines de ses missions précédentes. C’est aussi le moment où vous allez pouvoir présenter un peu plus précisément votre entreprise et vos modes de fonctionnement internes. N’oubliez pas que sur des postes qualifiés, il y a beaucoup de concurrence : rendez vous attractif aux yeux du candidat. 

Pour ce premier entretien, le conseil serait de se cantonner à 20 ou 30 minutes maximum. Pas besoin de tergiverser. Prenez 10 à 15 minutes pour discuter du candidat. Laissez le se présenter succinctement et posez-lui des questions sur son CV et ses expériences. Prenez ensuite 10 à 15 minutes pour parler de votre entreprise et laisser au candidat l’occasion de poser des questions sur votre organisation. C’est aussi un très bon moyen de savoir si le candidat a déjà fait des premières recherches sur vous et donc de tester sa motivation. 

L’entretien physique

Une fois que vous avez eu le candidat au téléphone, il faut le rencontrer. Prévoyez une heure cette fois-ci, idéalement dans vos locaux. C’est important pour le candidat de se projeter sur son futur lieu de travail.

Pendant cet entretien, focalisez-vous surtout sur le candidat, ses compétences, ses expériences, ses savoir-faire et savoir-être. Essayer de lui laisser le plus possible la parole pour que vous puissiez avoir le maximum d’informations sur lui. Cela s’avérera d’autant plus utile par la suite si vous hésitez entre deux candidats. En fin d’entretien, n’oubliez pas de rappeler la rémunération du poste et demandez à votre interlocuteur ses prétentions salariales. 

Pour être sûr que vous repartez de l’entretien avec toutes les informations dont vous avez besoin pour faire votre choix, listez les questions que vous voulez poser et les sujets que vous voulez aborder. Essayez également d’avoir une grille d’évaluation à portée de main. Elle vous permettra de comparer de façon objective les candidats rencontrés à posteriori.

Le test technique

Selon le profil recherché, il est aussi possible que vous ayez besoin de faire passer des tests d’aptitude. C’est assez fréquent sur des profils de développeurs par exemple. Pour des profils commerciaux, ce test peut tout à fait se faire par oral avec une simulation de vente. Vous pouvez choisir de faire passer le test avant ou après les entretiens. Néanmoins, on recommandera toujours de le faire avant l’entretien pour identifier très rapidement une personne qui ne serait pas assez compétente pour le poste. 

Normalement à l’issue de ces entretiens d’une heure, et éventuels tests techniques, vous avez suffisamment d’informations entre vos mains pour choisir la personne que vous voulez embaucher. La question maintenant pour vous c’est de savoir comment être sûr de choisir la bonne personne pour le poste.

Choisir le bon candidat

Maintenant que vous avez rencontré tous les candidats, c’est l’heure de faire votre choix. Si vous avez encore quelques doutes sur un profil ou entre plusieurs profils, vous pouvez appeler leurs références pour avoir l’avis de leurs précédents employeurs. 

Ou tout simplement, assurez-vous d’avoir fait le nécessaire pour avoir les cartes en main au moment du choix. On vous donne quelques pistes dans notre article sur le choix final du candidat.

Pour choisir la personne idéale à l’issue de ce processus de recrutement, il n’y a pas de science exacte malheureusement. On peut recruter quelqu’un qui répond à tous les critères du poste et pourtant se tromper. A l’inverse, on peut recruter quelqu’un qui ne remplit pas tous les critères mais qui semble capable d’apprendre, si le poste le permet, et avoir une bonne surprise. 

Au-delà des critères objectifs liés aux attentes du poste, vous pouvez choisir votre nouvelle recrue au regard de ses expériences précédentes. Un de vos candidats a peut-être eu une expérience que vous jugez plus formatrice pour le poste et vous faites valoir ce critère. 

Si vous êtes une équipe composée à 90% d’hommes il peut être tentant de chercher à recruter une femme. Attention à ne pas chercher la diversité à tout prix ! Les compétences avant tout.

Ne négligez pas non plus les valeurs

Et surtout les valeurs et la personnalité : ne recrutez jamais quelqu’un qui ne s’intègrerait pas bien à l’équipe. Vous feriez une erreur monumentale. Il est primordial que la nouvelle recrue se sente à l’aise dans l’équipe et que l’équipe déjà en place s’entende bien avec cette personne. Pensez aussi aux valeurs de l’entreprise, surtout si vous êtes une petite entreprise. Demandez-vous si le candidat vous a semblé en phase avec les valeurs qui vous tiennent à coeur. 

Une fois que vous aurez répondu aux questions de la formation, des compétences, des expériences passées et des valeurs vous devriez pouvoir dégager un profil de la liste des personnes que vous avez rencontrées. 
Lorsque vous avez fait votre choix, prenez votre téléphone et appelez le candidat que vous avez retenu. N’annoncez pas encore aux autres candidats qu’ils n’ont pas été retenus pour le poste. Pour l’instant vous avez fait votre choix mais la personne au bout du fil n’a sûrement pas encore choisi. Elle peut, par exemple, vouloir négocier son salaire avant d’accepter la proposition ou avoir reçu une autre proposition entre temps. Donnez-lui 48h pour réfléchir et revenir vers vous avec une réponse. D’ici là, préparez-vous à une possible négociation de salaire.

Faites un feedback aux recalés

Une fois que la recrue de vos rêves vous a répondu positivement, vous pouvez annoncer aux autres candidats qu’ils n’ont pas été retenus pour le poste. L’avantage de ne pas l’avoir fait avant, c’est que si votre premier choix n’accepte pas l’offre, vous n’avez pas abattu toutes vos cartes. 

Pour avertir les candidats rencontrés, beaucoup de personnes ou de site vous conseilleront de leur écrire un e-mail. A moins que vous en ayez vraiment rencontré plusieurs dizaines en personne, nous vous conseillons de privilégier l’appel. Ces candidats ont pris du temps pour venir vous rencontrer, vous pouvez donc prendre 2 ou 3 minutes pour les appeler et leur expliquer par téléphone les raisons de votre choix. Faites leur un feedback constructif pour les aider pour leurs prochains entretiens : mentionnez ce que vous avez aimé chez eux et ce que vous n’avez pas aimé chez eux. Ils vous en seront reconnaissants et garderont une bonne image de votre entreprise. Cela peut toujours s’avérer utile dans le futur. 

Si tu n’es pas à l’aise avec le feedback, viens écouter la méthode de Thierry Gilmaire ou lire nos 3 conseils pour faire un bon feedback

Ca y est, vous avez embauché le candidat idéal pour le poste ! Mais ce n’est pas tout à fait fini. Il reste une étape cruciale pour garantir le succès de votre recrutement. C’est le moment où il va falloir intégrer votre poulain à l’équipe, ce qu’on appelle aujourd’hui l’onboarding. 

Intégrer votre recrue à l’équipe

Vous pourriez penser que le plus dur a été fait, et c’est vrai, mais gardez en tête que vous pouvez tout faire capoter si vous ratez l’intégration de votre recrue. 

L’enjeu pour vous c’est de faire en sorte que le petit dernier se sente à l’aise le plus vite possible dans l’équipe et qu’il soit à l’aise sur son poste. Si la personne se sent bien dès les premiers jours, elle sera en confiance pour demander de l’aide en cas de besoin et sera plus rapidement opérationnelle sur son poste. 

Il y a des choses à faire et à ne pas faire pour bien intégrer quelqu’un à son équipe. Et ça tombe bien parce qu’on vous a fait un article spécialement sur le sujet

La première semaine est clé pour l’intégration

Commencez par faire un bon accueil à la nouvelle recrue. Chez Lik par exemple on organise un déjeuner d’accueil avec toute l’équipe pour faire connaissance tous ensemble très rapidement. Mais on ne fait pas que ça, si on vous écrit tout ici l’article n’est pas fini, alors allez plutôt écouter le résumé de Raphaël notre CEO

Ensuite, pensez à ce que vous attendez d’elle pour sa première semaine. Donnez lui des liens et des documents utiles qu’elle pourra consulter pour se mettre dans le bain et prévoyez déjà les premières tâches que vous attendez de sa part. 

Pour aller encore un peu plus loin, vous pouvez lui associer un mentor qui lui montrera les ficelles de son métier dans l’entreprise et qui saura répondre à toutes les questions de votre nouvelle recrue. 

Si vous avez des doutes sur ce qu’il faut faire pour bien intégrer une recrue dans votre équipe, référez-vous à l’infographie sur votre droite.

Voilà, vous savez désormais tout sur le recrutement de A à Z. Il ne vous reste plus qu’à appliquer tout ces conseils. Et avant de partir, n’oubliez pas que si vous avez une question vous pouvez la poser sur Lik, on vous répondra dans la foulée et on essaiera de trouver des mentors pour vous aider le plus vite possible.